adotados pela CNBB em meio à crise do
coronavírus
Com a chegada do
coronavírus no Brasil e a recomendação das autoridades de saúde para evitar
aglomerações e, assim, diminuir as chances de contágio, muitas empresas
liberaram seus funcionários para fazerem home office (teletrabalho).
A Conferência
Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB) seguiu a recomendação e estabeleceu que
toda a equipe trabalharia de casa até a normalização da situação. Com a
coordenação do consultor de gestão de processos da Conferência, José Bezerra
Luna, foi organizada uma nova rotina para que os departamentos continuassem realizando
as tarefas sem prejuízo do trabalho.
Com o fechamento
da sede, as reuniões presenciais previstas passaram a ser feitas por
videoconferência, os encontros foram adiados ou cancelados e até a Assembleia
Geral da CNBB, que reúne todos os bispos do Brasil, em Aparecida (SP), foi
adiada de abril para agosto.
Diante dessa
realidade de muitas mudanças no processo administrativo, o portal da CNBB
conversou com o consultor José Bezerra Luna que fez um panorama de como está
sendo realizado esse processo de trabalho remoto.
Leia abaixo a
entrevista completa:
Como tem sido
fazer administração em tempos de pandemia?
Desde o início da
pandemia no Brasil, com os primeiros casos confirmados da Covid-19, a gestão da
CNBB foi ágil em estabelecer um “gabinete de crise”, sob a responsabilidade do
secretário-geral, e a partir deste grupo foram sendo tomadas todas as medidas necessárias,
de forma progressiva e com discernimento, assumindo como principal diretiva a
preservação da vida, da saúde dos colaboradores, mas ao mesmo tempo a
perpetuidade da instituição. Várias ações foram executadas para estruturar e
implementar o regime de teletrabalho, com ações visando manter o dia-a-dia da
operação, principalmente nos setores de RH, financeiro, contabilidade e
secretaria técnica. Por outro lado, uma outra frente foi montada para manter
minimamente a vida em nossa sede, visando o suporte aos poucos que lá
permaneceram residindo.
Uma vez que as
medidas inicialmente definidas foram implementadas, o gabinete continua a se
reunir por videoconferência quase que diariamente, a fim de analisar o cenário,
seus impactos, mudanças da legislação no âmbito do estado de calamidade
pública, debatendo e deliberando novas medidas em resposta à progressão da
crise.
Além disso,
conversamos diariamente com os coordenadores das áreas que estão em
teletrabalho, assim como aqueles que estão trabalhando na sustentação da sede,
visando acompanhar as principais atividades e fornecer o suporte necessário
para o bom desempenho dos trabalhos.
Foi necessário
mudar muitos processos?
Alguns dos
processos administrativos já vinham sendo modificados, buscando cada vez mais o
uso dos meios digitais. Por exemplo, a progressiva substituição de documentos
impressos pelos correspondentes digitais, favorecendo o trabalho em rede,
inclusive remotamente com os regionais. Também já vínhamos imprimindo uma maior
descentralização da gestão, com os coordenadores assumindo mais a
responsabilidade pelo desempenho de suas equipes. A crise e o que ela nos impôs
acabaram por acelerar algumas destas medidas e desencadear outras no mesmo
sentido.
Com a adoção
abrupta do teletrabalho, o modus operandi de cada área foi ajustado, com o uso
ainda mais intenso das ferramentas computacionais que já vinham sendo
implantadas, incluindo aí o sistema de gestão ERP, o Office 365, com a
ferramentas de colaboração Microsoft Teams, cuja adoção foi acelerada passando
a ser amplamente utilizada, inclusive para videoconferências, o OneDrive, que
vem ajudando na estruturação e compartilhamento dos diversos documentos
operacionais, assim como outras ferramentas.
Essa situação
atual do país trouxe um desafio novo para o mercado de trabalho com o
teletrabalho, o chamado home office. Como foi implantar isso na conferência, um
desafio?
Sim, tem sido um
grande desafio em todos os sentidos: cultural, técnico e de gestão. O modelo de
teletrabalho não é algo novo. Centenas de organizações adotam esta forma de
trabalho, total ou parcialmente, quando a natureza da atividade torna isso
possível. Como os processos e as pessoas já vinham sofrendo várias mudanças com
a digitalização de muitas atividades, a adoção do teletrabalho, mesmo de forma
abrupta como já dissemos aqui, foi até menos difícil do que imaginávamos
inicialmente. Houve um grande engajamento das coordenações e dos demais
colaboradores, contando com o suporte fornecido pela nossa área de TI,
inclusive preparando e fornecendo equipamentos e softwares para aqueles que não
dispunham de adequada estrutura em suas residências. Nossa área recém-criada de
help-desk, que vem suportando os regionais na adoção das diversas ferramentas e
boas práticas de gestão, também tem ajudado muito, principalmente nos primeiros
dias do teletrabalho. Outro fator importante foi o apoio do RH, contando com as
orientações de nossa assessoria jurídica, para providenciar toda a parte legal
e “burocrática” que as mudanças exigiram. Praticamente em apenas dois dias
quase tudo passou para o “modo remoto”.
Como você vê o
futuro na questão de administração, com o fim dessa pandemia?
Este é um ponto
muito importante e que tem sido tema de acalorados debates em diversas
organizações. Esta profunda crise fará com que muitos paradigmas, incluindo os
de gestão, sejam quebrados, com a diminuição das resistências às mudanças, e
criando um ambiente mais favorável à chamada “transformação digital”. Penso que
na CNBB não será diferente. Nosso projeto de digitalização de documentos e
processos, com a eliminação significativa do uso de papel, e a adoção de
assinaturas digitais será acelerado. Além disso, podemos e devemos adotar cada
vez mais a videoconferência e outros meios digitais em substituição às reuniões
e aos encontros presenciais, inclusive no âmbito das diversas comissões. Numa
organização com a dimensão da CNBB, isso certamente implicará em diminuição de
viagens, desgastes, gastos e, por outro lado, aumento da segurança, da
colaboração e, consequente, elevação da produtividade como um todo. Creio que
poderemos até mesmo adotar o teletrabalho em caráter permanente para algumas
áreas.
Exatamente sobre
este assunto, numa recente reunião por videoconferência realizada com o
gabinete de crise, o presidente da CNBB iniciou a sua fala mais ou menos assim:
“esta crise provocará profundas mudanças em nossa mentalidade e no nosso modus
de trabalho na CNBB”, já antevendo as mudanças que certamente deveremos
imprimir.
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Fonte: cnbb.org.br
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